Hoe schrijf je een goede opdrachtomschrijving voor interim‑professionals?

Leestijd: 7 minuten, datum: 11-02-2021

Het gemis van een goede en concrete opdrachtomschrijving is één van de redenen waardoor mismatches worden veroorzaakt. Dit willen we uiteraard voorkomen; en met een realistische, doordachte opdrachtomschrijving trek jij de juiste interim-professional aan voor jouw opdracht! 

Hieronder geven we stapsgewijs aan hoe je een killer opdrachtomschrijving maakt.

Daarnaast geven we antwoord op de volgende vragen:

  • Welke elementen moeten er zeker in staan? 
  • Waar moet je op letten? 
  • En wat moet je vooral niet doen? 

Een goede opdrachtomschrijving is het halve werk

We zien dat opdrachtgevers vaak veel vertrouwen hebben in de leverancier.

Wat is een mogelijk gevolg hiervan? Leveranciers worden vaak met een snelle omschrijving, enkele zinnen en een paar steekwoorden, op pad gestuurd. Dit vergroot echter de kans op een mismatch.

Een goede opdrachtomschrijving aanleveren is daarom het halve werk. Als jij, als opdrachtgever, haarscherp kunt communiceren wat je zoekt en wat de interim-professional moet kunnen, levert dat later in het inhuur proces enorm veel tijdwinst op en je verkleint de kans op potentiële mismatches.

Ga dus zorgvuldig te werk bij het schrijven van de opdrachtomschrijving. Als het bij de basis verkeerd gaat is het gedurende de rest van het inhuur traject steeds lastiger te corrigeren. Met de nodige gevolgen van dien…

Met onze tips voor een killer opdrachtomschrijving zorg je voor de grootste slagingskans!

Functieprofiel test engineer

Stap 1: Bepaal het profiel wat je nodig hebt 

Voordat je enthousiast aan de slag gaat met de opdrachtomschrijving, doe een stap terug. Denk eerst goed na over het profiel van de interim-professional die je zoekt. 

Als je weet wat je nodig hebt, is een opdrachtomschrijving alleen nog maar een invuloefening.

Met de volgende vragen stel je het profiel samen:

  • Vind de inhuur plaats voor een nieuw project of voor doorlopende werkzaamheden?
  • Wat zijn de exacte werkzaamheden die de interim-professional moet gaan uitvoeren?
  • Welk niveau zoek je (junior/ medior/ senior)?
  • Welke hard skills (functionele vaardigheden) zijn nodig?
  • Welke soft skills (persoonlijke vaardigheden) zijn vereist?
  • Wat is het benodigde opleidingsniveau?
  • Welke diploma’s en certificaten zijn gewenst of vereist?

Dan is het nu tijd om kritisch te zijn en het profiel af te bakenen:

  • Bepaal bij alle onderdelen of ze vereist zijn (must have) of gewenst (nice to have).
  • Is mijn profiel ‘een schaap met vijf poten?’.
    • Zo ja: heb ik één profiel nodig of moet ik de functie opsplitsen?

Maak duidelijke keuzes in plaats van wensen te formuleren in de hoop dat je dan in ieder geval niets mist.

Denk bij het bovenstaande ook aan onze tip om interne professionals hierbij te betrekken. Zij hebben de inhoudelijke / technische kennis en weten precies wat in het team nodig is.

Heb je een scherp én realistisch profiel voor de interim-professional die je zoekt? 

Dan is het nu tijd om de opdrachtomschrijving op te stellen.

Stap 2: De opdrachtomschrijving

Er is niet één perfecte manier voor het maken van een opdrachtomschrijving. De een is heel uitgebreid, de ander zeer beknopt. In onze ervaring zijn de volgende onderdelen het belangrijkst:

  • Organisatie & team
  • Achtergrond opdracht
  • Werkzaamheden
  • Functionele vaardigheden (hard skills)
  • Persoonlijke vaardigheden (soft skills)
  • Opleiding, certificaten, kennisniveau
  • Bijzonderheden

Elke organisatie kiest zo z’n eigen formulering, maar dat maakt niet uit. Veel meer dan bovenstaand heb je niet nodig. Belangrijk is dat het kort en bondig is opgeschreven zonder overbodige ballast. Hierbij is het essentieel om duidelijk aan te geven wat een ‘must have’ is en wat ‘nice to have’. Dit heb je bij de profielbepaling vastgesteld.

Daarnaast moet de opdrachtomschrijving natuurlijk alle basiselementen bevatten als: aanvangsdatum, optie op verlenging, locatie, uurtarief, et cetera.

Het is verleidelijk om een ideaal beeld te schetsen van een opdracht. Toch is het belangrijk om realistisch te zijn. Bij een opgeleukte opdracht heb je de kans dat overgekwalificeerde kandidaten hierop af komen. En we willen juist een mismatch voorkomen!

Hieronder eerst een korte toelichting per onderdeel waarna er een voorbeeld van een opdrachtomschrijving volgt.

Organisatie & team

Bij dit onderdeel geef je informatie over de organisatie en het team. 

Informatie over de organisatie: 

  • Wat voor soort organisatie betreft het? 
  • Wat zijn de kernwaarden van de organisatie? 
  • Wat vind je als organisatie belangrijk?

Informatie over het team:

  • Hoe is het team in de organisatie gepositioneerd?
  • Wat is de samenstelling van het team? 
  • Wat zijn de doelstellingen van het team? 
  • Welke resultaten moet het team behalen?

Achtergrond opdracht

Na de informatie over de organisatie en het team verstrek je informatie over de achtergrond van de opdracht. 

  • Wat is de aanleiding voor de opdracht? 
  • Betreft het tijdelijke vervanging van een teamlid of betreft het een nieuw project? 
  • Wat is de aanleiding van het project? 
  • Wat zijn de doelstellingen van het project? 
  • Wat zijn de te behalen resultaten in het project?
Let op: De bovenstaande twee onderdelen bepalen de aantrekkelijkheid en uitdaging voor interim-professionals om te kiezen voor jouw organisatie en opdracht.

Werkzaamheden

Bij dit onderdeel wordt duidelijk omschreven welke taken de interim-professional moet uitvoeren. Schrijf dit in korte zinnen, puntsgewijs op. Vermijd hele lange zinnen. 

Maak hier duidelijk onderscheid tussen de ‘must haves’ en ‘nice to have’.

Nogmaals, wees hier ook kritisch in en zorg dat de ‘must haves’ realistisch zijn. Ik heb nog nooit één professional gezien die de hele IT-afdeling in zijn eentje runt; vraag dat dan ook niet.

Voor de interim-professional wordt hiermee direct duidelijk wat de uit te voeren werkzaamheden zijn.

Functionele vaardigheden (hard skills)

De functionele vaardigheden zijn gerelateerd aan de taken die de interim-professional moet uitvoeren en geeft de mate van vakbekwaamheid weer.

Geef hier een korte opsomming van de functionele vaardigheden, eventueel in bullet points. 

Maak ook hier weer een duidelijk onderscheid tussen ‘must haves’ en ‘nice to have’. 

Bijvoorbeeld niet meer dan zes hard skills, waarvan maximaal drie ‘must haves’.

Persoonlijke vaardigheden (soft skills)

Persoonlijke vaardigheden zijn specifieke, persoonsgebonden eigenschappen en het is zeer wenselijk dat deze passen bij de bedrijfscultuur of het team. Beschrijf de persoonlijke vaardigheden zonder te vervallen in clichés en containerbegrippen als ‘een duizendpoot’, ‘spin in het web’ en flexibiliteit.

Misvatting containerbegrip flexibel

Flexibiliteit is zo’n mooi containerbegrip waar je alle kanten mee uit kunt. Maar de invulling van flexibiliteit kan per persoon of per organisatie verschillen. Maak dus duidelijk wat flexibiliteit binnen jullie organisatie of team betekent.

Het helpt om de gewenste soft skills te omschrijven in de context van de uit te voeren werkzaamheden. Creativiteit heeft bij een digital marketeer een hele andere betekenis dan bij een back end developer.

Opleiding, certificaten, kennisniveau

Bovenstaande mag voor zich spreken, maar het moet realistisch zijn en met elkaar in verhouding staan. Wees kritisch in je eigen verwachtingen. Een junior op academisch niveau met 7 jaar werkervaring en 5 vereiste certificaten ga je nooit vinden.

Bijzonderheden

Hier heb je de mogelijkheid om extra informatie te verstrekken die je eerder niet hebt kunnen vermelden. Denk hierbij aan werken op meerdere locaties, remote werken of de mogelijkheid om thuis te werken.

Resultaat: een killer opdrachtomschrijving

Je hebt alle stappen doorlopen. Je weet wat voor profiel je nodig hebt en hebt de opdrachtomschrijving helder op papier gezet.

Fantastisch!

Eventueel een laatste blik van de interne professionals en dan op zoek naar de beste kandidaat.

Extra tip: Draai de rollen om!

Als opdrachtgever werk je vaak met verschillende leveranciers samen. In het klassieke model lever jij, als opdrachtgever, altijd de opdrachtomschrijving aan. Echter, de kennis en ervaring van de leveranciers verschilt vaak, waardoor dit een risico is. 

Waarom niet een keer de rollen omdraaien? Geef je leveranciers(s) een briefing en laat hen een opdrachtomschrijving opstellen. Hiermee wordt de leverancier verplicht zich te verdiepen in de opdrachtgever en de opdracht. De leverancier krijgt hiermee niet alleen inzicht in zijn opdrachtgever en de opdracht, maar zal ook een veel betere match kunnen maken.

Opdrachtomschrijving en platformen   

Er zijn steeds meer opdrachtgevers die zelf op zoek gaan naar interim-professionals in plaats van een leverancier in te schakelen. Dat is niet zo gek, want dat biedt vele voordelen. Denk hierbij aan tijdwinst, lagere kosten en volledig zelf aan het stuur. 

Maar hoe werkt het dan met een opdrachtomschrijving? Bij het zoeken van een interim-professional via een platform heb je niet direct een opdrachtomschrijving nodig omdat je bij de meeste platformen zelf mag gaan grasduinen in een database.

PS: Ook bij het zoeken naar een interim-professional bij een platform raad ik het aan om een opdrachtomschrijving op te stellen. Je moet toch bepalen welk profiel je nodig hebt en de potentiële kandidaten zullen ook om een opdrachtomschrijving vragen.

Bij de meeste platformen?

Ja, behalve bij Interimlife. 

Bij InterimLife doen we dit anders. De gehele opdrachtomschrijving die we zojuist hebben behandeld wordt door ons algoritme verwerkt waarna we direct de beste interim-professionals voor jouw specifieke opdracht tonen. Je hebt dus binnen 5 minuten direct een overzicht van de best matchende professionals op jouw specifieke wensen en eisen.

Het InterimLife platform op desktopHet InterimLife platform op mobiel

Interimlife is gespecialiseerd in het direct matchen van interim-professionals op IT en het snijvlak van Business & IT. Voor meer dan 40 functies heeft Interimlife de gangbare werkzaamheden, hard skills, soft skills en certificaten al uitgewerkt. Als opdrachtgever hoef je deze alleen maar te selecteren om direct de best matchende interim-professionals te vinden.

Dit alles doen we ‘no match, no pay’; je kunt het dus risicovrij uitproberen

Wil je meer weten? We vertellen je daar graag meer over.

Je kunt ook een demo aanvragen via dit formulier.

Voorbeeld opdrachtomschrijving

Functioneel senior tester

Organisatie
XYZ is een grote financiële instelling van meer dan 100 jaar oud. Wij zijn altijd voorstander geweest van innovaties waarmee we onze klanten steeds beter en eenvoudiger kunnen bedienen. Door de jaren heen zijn we ons aan het transformeren van een klassiek georganiseerd multinational naar een platte organisatie. Dit uit zich onder andere in veel vrijheid voor nieuwe ideeën, ontwikkelen van disruptieve producten en faciliteren van startups binnen de organisatie. Deze startups moeten zich als echte startups gedragen zonder afhankelijk te worden van de corporate organisatie. Voor hun ideeën en producten zullen ze d.m.v. business cases sponsoren moeten vinden om hun producten/ diensten te financieren.

Team
Het team waarvoor wij een senior tester zoeken is zo’n startup. Het team is multidisciplinair, bestaande uit backend- en frontend developers, UX & UI designers, Informatieanalisten en 2 testers. De teamopbouw varieert van medior tot en met senior, zowel qua ervaring als leeftijd.
Het team is ondernemend, heeft een enorme teamspirit en werkt continue aan het behalen en verbeteren van de afgesproken team effort. We werken agile in sprints van 2 weken.
Voor dit team wordt een tester functie ingevuld door een medior tester en we zoeken nog een senior tester.

Achtergrond opdracht
Er is een nieuw product bedacht, business case geschreven en sponsoren voor gevonden. We staan aan de vooravond van de productrealisatie. Het MVP is gereed en moet worden gebouwd en getest. De backlog is gevuld. Na realisatie en marktintroductie van het MVP zal besloten worden over verder realisatie. De ‘time to market’ is kort.

Werkzaamheden
De werkzaamheden van de senior bestaan uit:

  • Testcases maken uit applicatie beschrijvingen
  • Het opzetten van test cases
  • Opstellen en aanvullen van de user stories met acceptatie criteria
  • Testuitvoering & hertesten
  • Opvoeren van bevindingen
  • Opzetten & uitvoeren regressietesten
  • Opzetten & uitvoeren ketentesten
  • Bijdrage leveren aan testautomatisering (gewenst)

Hard skills

  • TMAP test engineer
  • Agile
  • Scrum
  • Kennis en ervaring met Fitnesse (gewenst)

Soft skills

  • Accuraat werken is gewenst bij opstellen acceptatie criteria
  • Nauwkeurig en gedisciplineerd voor testuitvoering
  • Teamplayer en bijdrage leveren aan team effort
  • Zelfstandig en deskundig op zijn vakgebied
  • Een multidisciplinair team vergt hele goede communicatieve vaardigheden en je kunnen verplaatsen in een andere discipline

Opleiding, certificaten en kennisniveau

  • HBO informatica of vergelijkbaar
  • TMAP gecertificeerd
  • Senior met 10 jaar werkervaring

Bijzonderheden
De werkzaamheden worden bepaald door het team waar de tester onderdeel van uitmaakt. Combinatie van werken op kantoor en thuiswerken is mogelijk.

Stardatum: 01-03-2021
Duur: 3 maanden met optie op verlenging
Locatie: Amsterdam
Uurtarief: max €90 per uur (all-in, exclusief BTW)

Interessant artikel? Deel het!
Taren Mohan - co-founder InterimLife
Auteur
Taren Mohan
Co-founder InterimLife, meer dan 20 jaar ervaring in detachering
LinkedIn Email
Op zoek naar IT‑professionals?
Het slimme platform van InterimLife matcht direct de beste interim-professional op jouw opdracht.
Ontdek hoe wij dit doen
Vraag een demo aan

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *