Zo verklein je de kans op een inhuur mismatch

Over één ding zijn we het eens, we willen allemaal een mismatch voorkomen. In de blog van vorige week hebben we redenen benoemd die bijdragen aan een mismatch, namelijk:

Gebrek aan kennis en ervaring bij leveranciers, een opportunistische markt, vertrouwen in de leverancier, overselling en tijdsdruk.

Wil jij weten hoe je een mismatch kan voorkomen? Lees dan vooral verder. In dit artikel bespreken we hoe jij, als opdrachtgever, de kans op een inhuur mismatch kunt verkleinen. 

Waarom is een goede match zo belangrijk?

Zowel de opdrachtgever als de professional ervaart nadelen van een mismatch. Mismatches zijn niet alleen tijdrovend, het leidt ook tot vertraging bij het opstarten van nieuwe projecten of uitloop van bestaande projecten. Dit leidt weer tot extra kosten. Bespaar jezelf onnodige hoofdpijn.

Mismatches zijn geen noodzakelijk kwaad. Je kunt ze echt voorkomen!

Hoe? Nou, door kritisch en realistisch te zijn. 

Met deze 6 tips voorkom je al veel potentiële problemen!

Tip 1: Een schaap met vijf poten bestaat niet

Voor een interim opdracht ben je op zoek naar een specifieke set skills. Weten wat je zoekt begint met een duidelijke inhuur strategie. Ga hiervoor systematisch te werk en neem de tijd om het inhuurproces goed in te plannen. Neem hier ook pijlers in mee om mismatches te voorkomen en maak dit meetbaar!

Als je start vanuit een duidelijke inhuur strategie, weet je welke vaardigheden (hardskills en softskills) een professional nodig heeft voor jouw opdracht. Ook moet je scherp hebben welke specifieke taken de professional gaat uitvoeren. Deze taken zijn van groot belang: door te weten welke vaardigheden en taken de interim-professional moet uitvoeren voorkom je dat de zoektocht te breed is gedefinieerd.

Weten wat je precies nodig hebt is stap een. Vervolgens kijk je of je wensen realistisch zijn. Het zal bijvoorbeeld zeker niet de eerste keer zijn dat opdrachtgevers een complete IT-afdeling in één functie stoppen. Als dit het geval is, splits de functies op. Zo vind je een vakkundig schaap met vier poten.

Tip 2: Vergroot de kennis bij je leverancier

Vandaag de dag zijn er bij leveranciers gescheiden accountmanager- en recruitment functies voor de interim markt. Er zijn leveranciers die het uitstekend voor elkaar hebben, maar er zijn ook leveranciers waarbij hoogopgeleide mannen en vrouwen weinig kennis hebben van de inhoudelijke business en processen van hun klanten. Onervaren recruiters missen vooral veel kennis over de IT-branche.

Ondanks het ontbreken van IT-kennis, is er aan de opdrachtgeverskant winst te behalen. Ons advies hierin is tweeledig:

Zorg enerzijds dat de opdracht die je uitzet goed en helder overkomt en dat de leverancier daarbij weet welke onderdelen nu echt van belang zijn (‘must have’ of ‘nice to have’). Zorg dat de leverancier de opdracht écht snapt.

Anderzijds raden we aan om de interne professionals die over inhoudelijke kennis beschikken, te betrekken bij het opstellen van de opdrachtomschrijving over de uit te voeren werkzaamheden. De interne, vakkundige professionals weten precies wat nodig is voor de specifieke opdracht.

Daarnaast raden we aan deze interne professional te betrekken bij het intakegesprek.

Tip 3: Let goed op softskills

We zien vaak dat matches stuklopen doordat de softskills van de interim-professional niet aansluiten bij die van het team. Een interim-professional moet passen bij je bedrijfsidentiteit en de cultuur van je organisatie. Start daarom met het schetsen van een helder en concreet beeld van je eigen bedrijfsidentiteit. Hiermee kun je makkelijker beoordelen of de softskills van de kandidaat aansluit bij jouw organisatie of team. Beschrijf de gewenste softskills in de opdrachtomschrijving.

Tip 4: Realistische opdrachtomschrijving

Een concrete, duidelijke en realistische opdrachtomschrijving is een voorwaarde voor het vinden van een goede match. In de praktijk zien we vaak dat er in de opdrachtomschrijving een ideaalbeeld wordt geschetst in de hoop meer kandidaten aan te trekken. Dit kan op het gebied van verwachtingen van de interim-professional zijn, maar ook op een toekomstvisie van het bedrijf die nu nog niet aan de orde is. Dit ideaalbeeld komt in veel gevallen niet overeen met de realiteit.

Als we op zoek zijn naar een interim-professional dreigt het gevaar om in een tunnelvisie te vallen van de ideale kandidaat. Maar wat verlangt een kandidaat? Geef als opdrachtgever ook aan wat je de kandidaat kan bieden.

Een onmisbare tip voor het opstellen van een opdrachtomschrijving is dan ook; beargumenteer waarom een interim-professional bij jouw organisatie zijn opdracht zou willen uitvoeren, en niet bij een andere organisatie. Sommige functies zijn erg gewild, maar schaars. Bijvoorbeeld IT-professionals, zij hebben vaak de luxe dat ze kunnen kiezen tussen meerdere opdrachtgevers.

Het opstellen van een goede opdrachtomschrijving omvat nog veel meer. Het is namelijk één van de cruciaalste punten in het vinden van een goede match, maar ook één waar men vaak een steekje in laat vallen. Wil je meer informatie over hoe je een goede opdrachtomschrijving maakt?
Lees dan ‘Hoe schrijf je een goede opdrachtomschrijving voor interim-professionals?‘.

Tip 5: Maak zorgvuldig gebruik van het intakegesprek

Het intakegesprek is het laatste instrument waarmee een mismatch te voorkomen valt. Het doel van het intakegesprek is om een goed beeld te krijgen van je geselecteerde kandidaten.

Voer een korte kwaliteitscontrole uit en toets de kennis van de interim-professional die tegenover je zit. Dit kan op verschillende manieren. De meest laagdrempelige manier is door aan de professional te vragen naar diens werkervaring in het verleden, of hij/zij een vergelijkbare opdracht heeft gehad, hoe hij/zij dit heeft aangepakt, enzovoorts. 

Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van de STAR(R)-methode.

Een ander methode die we willen aanreiken is “5 keer doorvragen”.

Met doorvragen kun je iemands deskundigheid testen op de kennis en taken die jij nodig hebt. Als iemand op zijn eigen antwoorden dreigt vast te lopen, weet je als interviewer genoeg.

De ‘vijf keer doorvragen’ techniek is niet alleen van toepassing op werkervaring. Juist het toepassen van deze techniek op vragen over persoonlijkheid geeft jou inzicht in de persoon die tegenover je zit. Door persoonlijke vragen te stellen, kun je toetsen in welke mate de antwoorden consequent zijn. Kijk ook in hoeverre je de gevraagde softskills terug ziet komen. Maak dus, voor zover mogelijk, een inschatting tot in hoeverre deze professional aansluit bij de bedrijfsidentiteit en het team. Allebei de hierboven genoemde methoden zullen je hierbij helpen.

Benut het intakegesprek ook om de verwachtingen van beide kanten af te stemmen.

Tip 6: De kracht van een kwalitatieve database

Voor opdrachtgevers is het vinden van de juiste interim-professionals een uitdagende opgave. Daarom werken ze met geselecteerde leveranciers. 

En wat doen die leveranciers?

Juist, één van de populairste wervingsmiddelen inzetten: zoeken op LinkedIn. Dit is een tijdrovende klus met grote risico’s op mismatches (zie onze blog over inhuur mismatches).

Opdrachtgevers zouden zich ons inziens niet blind moeten staren op de leveranciers waarmee ze samenwerken en ook open moeten staan voor innovatieve partijen. Waarom niet gebruik maken van in interim-professionals gespecialiseerde partijen met zorgvuldig opgebouwde databases, bijvoorbeeld?

De kracht van een database wordt onderschat. Een kwalitatieve database die op functieniveau inzicht geeft in de specifieke kwaliteiten van een interim-professional zoals hardskills, softskills en de uit te voeren taken, zorgt voor kwalitatievere matches.  

Door gebruik te maken van een krachtige kwalitatieve database heb je direct inzicht welke interim-professional match op een specifieke opdracht van de opdrachtgever. Waarom zoeken op Linkedin als er al kwalitatieve databases zijn waar je met 1 klik direct de beste matches krijgt?

Op weg naar de perfecte match

Kortom, mismatches komen nog té vaak voor in de praktijk, terwijl dit niet het geval hoeft te zijn. Door de gegeven tips in dit artikel te volgen, zet je al een grote stap in de goede richting voor het vinden van jouw perfecte match!

Wij dagen je uit om goed te kijken naar je bestaande inhuurproces en te beoordelen of het huidige inhuurproces profiteert van nieuwe innovatieve manieren van detachering. Blijf niet in je eigen ‘vijver’ vissen, onderzoek ook de kwaliteiten van andere leveranciers en  platformen.

Wil je dat wij meedenken over jouw inhuurproces of een gratis scan van jouw inhuurproces? Neem dan contact op met Taren Mohan van InterimLife.